CRM (Salesforce, HubSpot e Rubeus)

Quando o fluxo precisa consultar ou alimentar o seu CRM, use um destes nós. Todos aparecem na paleta do editor em Integrações, cada um sob a marca correspondente.

Com eles você monta automações como: criar o contato no CRM assim que a pessoa se inscreve no portal, atualizar o negócio quando o pagamento entra, abrir um ticket a partir de um e-mail, ou puxar as oportunidades da semana para um relatório.

O que vale para todos

• Escolha a credencial no topo do nó. Cada CRM tem a sua, e o que você precisa obter em cada um está no fim de cada seção.
• Todo campo de texto aceita {{ … }} com dados do item, então o mesmo nó atende um lote inteiro (um e-mail por item, por exemplo).
• Todos têm uma saída (main).
• Os nós de consulta emitem um item por registro encontrado — a lista já sai pronta para o próximo nó.
• Os nós de escrita devolvem o item acrescido de um campo com a resposta do CRM (_salesforce, _hubspot ou _rubeus), indicado em cada seção.
• Na aba Config ficam Timeout (segundos) (padrão 60) e Saída do nó (Mesclar item, o padrão, ou Substituir item) — veja Ajustes do nó.

Os nós

Salesforce

Os seis nós do Salesforce trabalham sobre objetos. Em quase todos há o campo Objeto, onde você escreve o nome do objeto como ele é conhecido pela integração — Contact, Account, Lead ou um objeto criado por você, que costuma terminar em __c.

Salesforce — Consulta (SOQL)

Escreva a Consulta SOQL e cada registro devolvido vira um item. O Limite de registros (padrão 200) é o teto do que o nó traz percorrendo as páginas do resultado — proteja-se dele antes de rodar uma consulta ampla.

Placeholders valem dentro da consulta, então dá para filtrar pelo dado do item:

SELECT Id, Name FROM Contact WHERE Email = '{{ email }}'

Salesforce — Obter registro

Informe o Objeto e o Id do registro. Em Campos você pode listar, separados por vírgula, só o que interessa; em branco, vem o registro inteiro.

Sai o item com _salesforce.registro.

Salesforce — Criar registro

Informe o Objeto e os Campos (JSON) — um objeto com nome de campo e valor:

{"LastName": "{{ sobrenome }}", "Email": "{{ email }}"}

Sai o item com _salesforce.id, o identificador do registro criado.

Salesforce — Atualizar registro

Mesmo formato do criar, mais o Id do registro. Só os campos enviados mudam.

Sai o item com _salesforce.atualizado.

Salesforce — Upsert (external ID)

O nó de sincronização: em vez do Id do Salesforce, você usa a sua chave. Informe o Campo External ID (o nome do campo marcado como External ID no objeto, por exemplo Codigo__c), o Valor do External ID e os Campos (JSON). Existe → atualiza; não existe → cria.

Sai o item com _salesforce, onde criado distingue os dois casos — útil para um IF logo depois.

Esse é o nó certo para "manter o CRM espelhado com o nosso sistema": rodar duas vezes com o mesmo código não duplica o registro.

Salesforce — Excluir registro

Objeto e Id do registro. Sai o item com _salesforce.excluido.

Para cadastrar a credencial Salesforce

O acesso só é liberado pelo endereço próprio da sua empresa (o My Domain), não pelo endereço genérico de login do Salesforce. Se o acesso for recusado logo na primeira chamada, é quase sempre esse campo.

HubSpot

Os nós do HubSpot trabalham com quatro tipos de registro: contatos, empresas, negócios e tickets.

Dois cuidados valem para todos, e explicam a maioria dos erros de primeira viagem:

• Use o nome interno da propriedade, em minúsculas (firstname, phone, amount), e não o rótulo que aparece na tela do HubSpot.
• Estágio de funil e de ticket também são códigos internos (por exemplo appointmentscheduled), não o texto exibido.

HubSpot — Buscar registros

Escolha o Objeto e, se quiser, escreva os Filtros (JSON), as Propriedades a retornar, a propriedade de ordenação e a Ordem. O Limite de registros (padrão 100) segura o volume; a busca do HubSpot entrega no máximo 10.000 registros por consulta — acima disso, quebre em faixas (por data de criação, por exemplo).

Emite um item por registro.

A busca do HubSpot demora alguns instantes para enxergar o que acabou de ser gravado. Não use este nó logo depois de um nó de escrita para conferir o resultado — o próprio nó de escrita já devolve o registro.

HubSpot — Contato (criar/atualizar)

O E-mail é a chave: existe → atualiza; não existe → cria. Em Propriedades (JSON) vão os demais campos.

Sai o item com _hubspot.contato.

HubSpot — Negócio (criar/atualizar)

Em Operação, escolha Criar negócio ou Atualizar negócio existente (aí informe o ID do negócio). Ao criar, o Nome do negócio e o Estágio são obrigatórios. O Pipeline só é necessário se a sua conta tem mais de um. Valores extras vão em Propriedades extras (JSON).

Sai o item com _hubspot.negocio.

HubSpot — Ticket (criar)

Assunto e Estágio são obrigatórios — o estágio, aqui, é o número interno. Prioridade, descrição e o restante vão em Propriedades extras (JSON).

Sai o item com _hubspot.ticket.

HubSpot — Associar registros

Liga dois registros: escolha Objeto de origem e ID de origem, Objeto de destino e ID de destino. Os identificadores costumam vir dos nós anteriores — por exemplo {{ _hubspot.contato.id }} e {{ _hubspot.negocio.id }}.

Sai o item com _hubspot.associacao.

Para cadastrar a credencial HubSpot

Basta o access token de um aplicativo privado da sua conta, criado em Configurações → Integrações → Aplicativos privados; o token fica na aba de autenticação do aplicativo, atrás do botão que o exibe. Ao criá-lo, marque as permissões de leitura e escrita dos tipos de registro que você vai usar.

O token não expira sozinho, mas rotacioná-lo invalida o anterior — quando isso acontecer, atualize a credencial aqui também.

Rubeus

Os nós do Rubeus falam com o CRM educacional da instituição. A chave de todos é o código de integração: o identificador que a pessoa tem no seu sistema. É por ele que o Rubeus reconhece quem já existe.

Rubeus — Buscar contato

Em Buscar por, escolha Código de integração, Id no Rubeus, CPF, E-mail, Telefone ou Nome, e informe o Valor.

Buscando por código ou id, sai o item com _rubeus.pessoa. Nas demais formas, que podem encontrar mais de uma pessoa, o nó emite um item por contato.

Rubeus — Contato (criar/atualizar)

Informe Nome, E-mail, Telefone, CPF e o Código de integração. Campos próprios da sua instituição — curso de interesse, por exemplo — vão em Campos adicionais (JSON).

O Rubeus exige e-mail ou telefone; informe pelo menos um.

Sai o item com _rubeus.contato.

Rubeus — Registrar evento

É o nó que dispara as automações do CRM. Informe:

Sai o item com _rubeus.evento.

Rubeus — Dados da oportunidade

Consulta uma oportunidade por Id no Rubeus ou por Código de integração.

Sai o item com _rubeus.oportunidade.

Para cadastrar a credencial Rubeus

Veja também: Credenciais, Service desk e Ajustes do nó.